Opdrachtgever
Gemeente Amsterdam
Uitdaging
Een ontwerpende aanpak integreren voor alle activiteiten en kanalen van de gemeente om de gebruiksvriendelijke dienstverlening, inclusiviteit en toegankelijkheid te verbeteren.
Impact
Een partnerschap op lange termijn die de gemeentelijke medewerkers in hun macht zet, leidend tot een co-creatieve cultuur en tastbare, gebruikersgerichte oplossingen voor de stad en haar burgers.
Uitdaging
Het bevorderen van mensgerichte innovatie in een complexe overheidsorganisatie
De Gemeente Amsterdam, een grote, veelzijdige organisatie, stond voor de uitdaging om een gebruikersgerichte ontwerpende aanpak te integreren. Terwijl de gemeente zich inzet om haar digitale kanalen inclusiever en toegankelijker te maken, vond ze een strategische partner om deze mindset te stimuleren. Het doel was om verder te gaan dan eenmalige projecten en een duurzame, co-creatieve cultuur te creëren die medewerkers in staat stelt om complexe uitdagingen van binnenuit op te lossen, in plaats van uitsluitend afhankelijk te zijn van externe ondersteuning.
Samenwerken met Koos is een waar genoegen. Ze slagen erin om complexe maatschappelijke uitdagingen eenvoudig en toegankelijk te maken. Met hun scherpe denkvermogen, pragmatische instelling en energieke manier van werken hebben we concrete oplossingen ontwikkeld die breed gedragen worden en nu in de praktijk worden gebracht.
Resultaat
Een strategisch partnerschap voor de gemeente
Onze samenwerking met de Gemeente Amsterdam is gebaseerd op een veelzijdige aanpak, waarbij we verschillende elementen combineren om een holistische en blijvende impact te creëren. We fungeren als strategische partners en combineren projectmatige samenwerkingen met op maat gemaakte trainingen en workshops. Van het toepassen van de ‘double diamond’ ontwerpbenadering, tot het dagelijks werken aan het opzetten van nieuwe processen voor het betrekken van belanghebbenden en eindgebruikers, heeft deze samenwerking ervoor gezorgd dat oplossingen niet alleen effectief zijn voor vandaag, maar ook aanpasbaar zijn aan de veranderende behoeften van bedrijven, burgers en professionals.
Dankzij deze vorm van samenwerken konden de Gemeente Amsterdam en ruim 150 medewerkers een diepgaande, organisatiebrede inzet op mensgericht ontwerpen implementeren.
De elementen van het partnerschap
Opleidingsprogramma's om interne expertise te borgen
Samen met de Amsterdamse School, de opleidingsafdeling van de gemeente, ontwikkelden we een trainingsprogramma op maat. Dit programma is mede ontworpen om de behoeften van de gemeente te integreren en het succes ervan te optimaliseren, door medewerkers de kennis en praktische vaardigheden te bieden om de ontwerpaanpak in hun werk toe te passen.
Het programma omvat:
- Een tweedaagse masterclass, omschreven als een ‘snelkookpan’, waarin deelnemers kennismaken met alle kernelementen van onze Koos aanpak. De waarde schuilt in de focus op de praktijk, waarbij deelnemers zich verdiepen in elk van de ‘double diamond’-fasen en de methoden zelf toepassen. Bijvoorbeeld door een praktijkgeval binnen de gemeente te selecteren en de doelgroep zelf te interviewen.
- Vervolgens werken ze drie maanden lang in groepsverband aan hun eigen cases, onder begeleiding van onze trainers. Elke twee tot drie weken organiseren we verdiepende trainingsdagen om dieper in te gaan op elke fase en de voortgang van de cases te bespreken.
- Deze momenten van samenwerking bieden deelnemers de mogelijkheid om van elkaars successen en uitdagingen te leren bij het toepassen van de verschillende methoden.
Dit praktische proces zorgt ervoor dat de werkwijze geborgd wordt en onderdeel wordt van hun professionele toolkit. Meer dan 150 medewerkers hebben al deelgenomen, wat heeft geleid tot een groeiende community van interne designleiders.
Projectgebaseerde samenwerkingen om tastbare oplossingen te leveren
Naast trainingen werken we ook samen met verschillende afdelingen in specifieke projecten, die doorgaans twee tot acht maanden duren. Deze projecten stellen ons in staat om ons te verdiepen in een specifiek onderwerp, gedetailleerd onderzoek te doen en oplossingen te ontwikkelen ter implementatie.
Ons proces omvat:
- Onderzoek: De kern is het creëren van empathie met de gebruiker. Daarom wordt onderzoek gedaan met de eindgebruiker van een dienst. Dit kunnen burgers, docenten, zorgprofessionals, ondernemers, enzovoorts zijn.
- Analyse: Onderzoeksgegevens worden geanalyseerd en teruggebracht tot hanteerbare inzichten, vaak met behulp van een ‘model’ om de bevindingen helder te communiceren. Dit maakt de overgang naar het vinden van oplossingen soepeler.
- Ideegeneratie: In deze fase worden co-creatieve oplossingen ontwikkeld op basis van de verkregen inzichten. Door een multidisciplinaire groep te betrekken, ontstaan out-of-the-box oplossingen die anders misschien niet waren gecreëerd.
- Betrokkenheid van belanghebbenden: Het is cruciaal om stakeholders gedurende het hele project te betrekken. Door hen bij elke stap te betrekken, bijvoorbeeld in co-creatiesessies, voelen ze zich medeverantwoordelijk voor de uiteindelijke oplossing.
Projectvoorbeelden:
- Bestrijding van het lerarentekort: We hielpen de gemeente bij het ontwikkelen van mensgericht beleid om het groeiende lerarentekort aan te pakken. Onze samenwerking resulteerde in nieuwe beleidsmaatregelen die de gehele lerarenervaring verbeterden, van werving tot loopbaanontwikkeling. Sinds de implementatie hiervan zijn de tekorten in Amsterdam gedaald.
- Het creëren van inclusieve digitale diensten: We hebben ons gericht op het creëren van leidende ontwerpprincipes voor de ontwikkeling van inclusieve digitale diensten voor alle burgers. Deze dienen als kompas voor het ontwerpen van inclusieve diensten, vandaag en in de toekomst.
Workshops en werksessies om co-creatie en eigenaarschap te bevorderen
Niet elke samenwerking hoeft langdurig te zijn om impact te hebben. We organiseren verschillende werksessies met verscheidene gemeentelijke teams om belangrijke doelen zoals verbinding, draagvlak, participatie en eigenaarschap te bereiken. Deze sessies brengen belangrijke stakeholders uit verschillende vakgebieden, domeinen en thema’s samen om begrip, afstemming en waardevolle samenwerking te creëren.
- De sessies kunnen verschillen in het aantal deelnemers en hun achtergrond, variërend van 8 tot 100+, vanuit verschillende rollen om een optimale impact te bereiken
- De structuur en doelstellingen van de sessies worden afgestemd op de opdracht die voorhanden is
- Door gebruik te maken van co-creatieve brainstormtechnieken zorgen we ervoor dat deelnemers zich echt eigenaar voelen van de oplossingen die ze bedenken. Dit gaat het ‘not-invented-here’-syndroom tegen.
- Tijdens de sessies wordt bovendien een multidisciplinaire en visuele aanpak gehanteerd, waardoor belangrijke discussies gemakkelijker worden en ideeën concreet worden.
Inspirerende bijeenkomsten om de mindset organisatiebreed te verspreiden
Om de reikwijdte van de ontwerpaanpak en de positieve impact ervan te vergroten, organiseren we inspiratiebijeenkomsten als hulpmiddel voor collega’s die deze aanpak niet direct in hun rol kunnen toepassen.
Tijdens deze sessies, die vaak ongeveer een uur duren en die georganiseerd worden binnen verschillende afdelingen en tijdens evenementen (bijvoorbeeld de PMB Vakdag), worden medewerkers geïntroduceerd in het onderwerp door:
- Tastbare voorbeelden van relevante resultaten en praktische oefeningen, zoals een kort interview met je collega om onderliggende latente behoeften te achterhalen, een mini-brainstormsessie of snel een prototype maken en testen.
- Deelnemers leren over de waarde van de ontwerpende aanpak en de toepassing ervan, waardoor deze toegankelijk en boeiend wordt voor een breder publiek.
- Deze elementen zorgen ervoor dat er binnen de organisatie draagvlak en activering ontstaat voor de besproken onderwerpen en bedachte oplossingen.
Volgende stappen
Bouwen op een fundament van blijvende impact
Deze samenwerking legde de basis voor continuë innovatie binnen de gemeente Amsterdam.
- Dankzij het bestaande trainingsprogramma ontstaat er een groeiende interne gemeenschap van design thinkers.
- De co-creatieve aanpak is een model geworden voor toekomstige projecten en bevordert samenwerking tussen afdelingen.
- Door de nadruk te leggen op empathie voor de gebruiker, worden alle nieuwe diensten en oplossingen instinctief mensgericht en veerkrachtig.
